複合機・コピー機の基礎知識

複合機・コピー機の導入前に知っておくと便利な複合機・コピー機の基本知識を公開しています。

リースやレンタルの違いや、新品と中古の違いなど複合機・コピー機を選ぶ際に便利な情報から、複合機・コピー機の意外と知らない便利な機能まで様々なことを無料で公開しています。

保守対応でチェックすべきポイント

保守対応でチェックすべき比較ポイントをご紹介します。

依頼したことに迅速に対応してくれるかどうか

複合機・コピー機の購入後にメンテナンスが必要になった場合、メーカーや販売店側がどのような保守対応をしてくれるかをあらかじめ比較して把握しておくことが重要になります。

例えば、複合機・コピー機の故障が発生し、メンテナンスが必要となった場合に、依頼に対して迅速に対応してくれるかどうかが一つのチェックポイントになります。機器に故障などのトラブルが発生した場合には迅速な解決が望まれますが、保守対応が遅れると業務に支障をきたす可能性が高くなります。夕方以降に起きたトラブルに対しての即日対応は難しい場合がありますが、それ以外の場合では即時対応でその日のうちに解決が可能となる保守対応が望ましいです。

このように、トラブルが発生した際の保守対応が迅速かどうかを確認することが重要です。

定期的な訪問があるかどうか

複合機・コピー機の保守対応は、依頼した場合だけでなく、定期的な訪問があるかどうかもチェックすべきポイントになります。

複合機・コピー機を使用する際には、印刷部分や読み取り面などで定期的な点検やクリーニングが必要となります。業者が定期的に訪問して点検やクリーニングを行うことは、機器の故障を事前に避けることにつながります。しかし、業者によっては定期的な訪問がなく、故障が発生した時のみの訪問となる場合があります。このような保守対応は、定期的な訪問を行う保守対応と比較すると機器の使用に支障をきたす可能性が高まります。故障した場合だけでなく、故障を事前に防ぐための定期的な訪問があるかどうかということも、保守対応のチェックポイントとなります。

また、定期的な訪問が保守対応に含まれていたとしても、その頻度も問題になります。例えば、3ヶ月に1回程度の訪問であれば充実した保守対応といえますが、年に1回程度の訪問になると、複合機・コピー機のメンテナンスとしての効果はほとんど見られなくなります。このようなことから、定期的な訪問やその頻度についてそれぞれの業者を比較することも、保守対応をチェックする重要なポイントとなります。

サービスマンの技術力を考慮する

複合機・コピー機のメンテナンスを行うサービスマンは、機器に対する専門的な知識と技術を持っていますが、中には知識や技術があまり備わっていないサービスマンが訪問する場合もあります。このように、サービスマンの技術力に差が出てしまうおそれがあります。

複合機・コピー機の保守対応をチェックする際には、それぞれのサービスマンの技術力を比較して検討することが望ましいです。例えば、複合機・コピー機を買い替えた際に保守契約も変更になり、それまでと比較して技術力の低いサービスマンが担当になってしまうと、機器のメンテナンス時に支障をきたすことになります。

また、複合機・コピー機に対する技術力や知識だけでなく、それに関連するOA機器について相談した場合にきちんとした対応ができるかということもポイントになります。機器の進化に伴い、複合機・コピー機の使用の際に様々なOA機器やネットワーク機器を併用する場合が増えることになります。このような関連する機器についてサービスマンが技術力や知識を備えていると、充実した保守対応が可能となります。このような点も、サービスマンの技術力を比較して保守対応を検討する際に重要なポイントとなります。

メーカーメンテナンスか自社メンテナンスか

複合機・コピー機の保守対応を比較する際に、メーカーメンテナンスか自社メンテナンスかをチェックすることも重要なポイントになります。

メーカーメンテナンスは、メーカーの研修を受けた専門性の高いサービスマンが対応します。全国的に対応できる場合が一般的となり、広範囲にわたって技術力の確かなメンテナンスを受けることが可能です。もっとも、全国対応となっている分だけお客様が多くなるため、保守対応が遅れる場合があります。また、土日対応がない場合や、土日対応ができたとしても別途に料金が発生することもあります。

一方で、自社メンテナンスはメーカーメンテナンスと比較すると柔軟な保守対応が可能になるというメリットがあります。例えば、複合機・コピー機に関連した知識やわからない部分などの相談をしたい場合に、メーカーメンテナンスのサービスマンではメーカーの機器以外の知識にうまく精通していない場合もあります。このことと比較すると、自社メンテナンスでは複合機・コピー機の全般的な知識や関連する知識が豊富なサービスマンが担当することで、メーカーメンテナンスより柔軟な対応ができる場合があります。また、土日の保守対応が可能になる場合や、土日のメンテナンスが無料になることもあり、メーカーメンテナンスと比較して柔軟な保守対応となります。一方で、自社メンテナンスの場合ではサービスマンの技術力に差が出る可能性が高いことがデメリットとなります。メーカーメンテナンスでは、そのメーカーの研修を受けたサービスマンが保守対応にあたるため、それぞれのサービスマンの技術力が安定しているというメリットがあります。しかし、自社メンテナンスではサービスマンによって知識や技術力に大きな差が生じ、サービスマンが変更になった場合などで支障をきたすおそれがあります。

このように、複合機・コピー機の保守対応を検討する際には、メーカーメンテナンスか自社メンテナンスかをチェックすることも重要なポイントになります。

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