保守契約の特徴や違いを比較するポイント

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複合機・コピー機の保守契約の特徴や違いについて

カウンター方式・トナーキット方式・スポット方式など複合機・コピー機の保守契約の特徴や違いについてご紹介

カウンター方式

複合機・コピー機にはメンテナンスのための保守契約があり、カウンター方式、トナーキット方式、スポット方式があります。それぞれに特徴や違いがありますが、複合機・コピー機の一般的な保守契約はカウンター方式となります。

カウンター方式は、毎月印刷した枚数ごとに料金がかかる仕組みとなります。契約時に保守料金として基本料金が定められこの料金は最低限毎月必ずかかることになります。さらに、印刷枚数一枚あたりに印刷単価（カウンター料金）が設定され契約時に設定された後は途中で変更することができません。これらの料金が保守費用となりトナー代や複合機・コピー機に修繕が必要となった場合の修理費に充てられます。

トナーキット方式やスポット方式と比較すると、カウンター方式は毎月必ず支払いが発生する点に特徴があります。毎月必ずかかる基本料金が定められるため、ある月の印刷枚数に印刷単価をかけた料金（カウンター料金）が基本料金を超えなかったとしても必ず基本料金分の支払いが求められることになります。契約時に定められた料金が毎月必ずかかるという点がデメリットとなりますが、これらの料金がトナー代や複合機・コピー機の修理費として使用されることになります。つまり、毎月料金を支払うことで、トナー代を別途に支払わずにトナーの使用が可能となり、修理費を別途に支払うことなく修理を受けることができます。この点で、トナー代と修理費は無料ということになります。例えば、突然複合機・コピー機に修理が必要となった場合でも、別途に修理費がかからずに機器の修繕が可能となるメリットがあります。
また、契約の更新は自動で行われますが、いつでも解約をすることができます。もっとも、再契約は一般的に不可となります。

トナーキット方式

トナーキット方式は、メンテナンス契約付きの専用のトナーを購入し、そのトナーを使用する間は保守サービスを受けることができる保守契約です。そのトナーの使用期間中は、複合機・コピー機の修理費が無料となります。

トナーキット方式はカウンター方式と違い毎月の基本料金というシステムがないことが特徴となります。毎月必ず支払いが発生するカウンター方式と比較して、トナーキット方式はトナーの購入時のみの支払いで複合機・コピー機の修理費が無料となるメリットがあります。また、トナーの使用期間が保守契約期間となるために更新も不要となり、この点もカウンター方式との違いになります。トナーがなくなれば再度トナーを購入することで契約期間を継続することになります。

一方で、トナー料金や印刷単価は高めに設定されることになり、この点がデメリットとなります。また、保守会社によってはモノクロ機しか適用がないということもデメリットの一つです。

スポット方式

スポット方式は、複合機・コピー機に修理などが必要となった場合に、その都度有償で保守サービスを受ける形の保守契約になります。
他の保守契約のカウンター方式やトナーキット方式と比較すると、継続的に支払う費用はトナー代の実費のみとなる点に特徴があります。カウンター方式と違い契約の更新や基本料金もなく、その代わりに必要に応じてその都度費用を支払うことになります。

一方で、複合機・コピー機の修理の際には修理の依頼を自社でする必要があり、カウンター方式やトナーキット方式と比較すると修理の手間やコストが大きくかかってしまうことがデメリットとなります。また、機種やメーカーによって修理費に違いがあり、修理後になって費用がわかる場合もあるため、あらかじめ修理にかかるコストをうまく把握できないおそれもあります。

保守契約をそれぞれ比較するポイント

複合機・コピー機の保守契約を検討するには、カウンター方式、トナーキット方式、スポット方式のそれぞれの特徴や違いを比較する必要があります。一般的な保守契約はカウンター方式となりますが、デメリットもあるため、他の保守契約の検討も重要になります。

例えば、カウンター方式は毎月必ず支払いが発生するというデメリットがあるため、印刷枚数が少ない場合には割高になる危険性があります。一方で、トナーキット方式は基本料金がかからないので、印刷の頻度が少ない会社にとっては、トナーキット方式にした方がカウンター方式と比較して低コストになる可能性があります。もっとも、トナーキット方式は保守会社によってはモノクロ印刷しか適用されず、最初に支払うトナー料金も高いというデメリットもあるためこのような点も考慮したうえで保守契約を考える必要があります。

また、スポット方式は一般的に中古品の複合機・コピー機が対象となりますが、中古品は新品より修繕の機会が増えるおそれがあるためスポット方式でその都度修理費を支払うことにはデメリットが多くなります。そのため、長期の使用ではなく壊れても問題がない程度の使用において保守契約をスポット方式にすることが考えられます。
このように、複合機・コピー機の保守契約を考える際には、使用頻度や印刷枚数、使用期間などを考慮したうえでそれぞれの保守契約の特徴や違いを比較して検討することが重要です。

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