複合機・コピー機の導入前に知っておくと便利な複合機・コピー機の基本知識を公開しています。
リースやレンタルの違いや、新品と中古の違いなど複合機・コピー機を選ぶ際に便利な情報から、複合機・コピー機の意外と知らない便利な機能まで様々なことを無料で公開しています。
複合機・コピー機の買い替えを検討するタイミング
複合機・コピー機を買い替える4つタイミング
耐用年数を知っておくこと
複合機・コピー機の耐用年数は機器によって多少の違いはありますが、一般的には5年間を目安に設計されています。この5年が、複合機・コピー機の一般的な寿命と言われています。複合機・コピー機の法定耐用年数も5年間とされており、この期間で減価償却が行われることになります。
複合機・コピー機の買い替えのタイミングを考える際には、この5年間という耐用年数を目安に考えることが大切です。寿命を過ぎた複合機・コピー機は新品と比較すると故障の可能性が増え、性能も新品の機器に追い付かなくなるので、新たな複合機・コピー機の導入を急ぐ必要があります。
このように、耐用年数を目安に複合機・コピー機の買い替えを検討することが望ましいです。
機器の使用状況に注意すること
複合機・コピー機の耐用年数は5年とされていますが、機器の使用状況によっては、5年よりも前に買い替えを検討しなければならない場合があります。
例えば、一般的な複合機・コピー機の寿命を考えるには、5年の耐用年数のほか、300万枚の印刷枚数も目安に挙げられます。複合機・コピー機の使用を始めてまだ5年が経っていない段階だとしても、印刷枚数が300万枚を超えてしまうと寿命が来てしまうため、5年を待たずに買い替えの検討が必要になります。5年の耐用年数は、あくまで通常の使用を前提としたものになるため、頻繁に使用して印刷枚数が多くなってしまう場合には、複合機・コピー機の寿命は5年よりも短くなります。
また、トナーやインクカートリッジの交換などはもちろんのこと、定期的なメンテナンスなどをきちんとしていないと、通常の使用と比較して寿命が早まる危険性があります。
このように、複合機・コピー機の買い替えのタイミングを考えるには、耐用年数だけでなく使用枚数や普段のメンテナンスなど、使用状況も考慮する必要があります。
現在の機器の性能について考慮する
複合機・コピー機の買い替えを検討する際に、現在使用している複合機・コピー機の性能を考慮することも重要です。
例えば、現在の機器の性能があまりにも多機能過ぎて必要のない性能まで付随している場合、性能が多い分だけ機器の費用は高いため、必要のないコストとなってしまいます。コピーやプリントといった基本性能程度で業務に十分に対応できる場合には、基本性能のみが搭載されている複合機・コピー機へ買い替えることで、それまでと比較して低コストになります。
一方で、複合機・コピー機の性能の進化は早いため、業務の中で新たな性能が必要になる場合もあります。その際に、新しい機器の性能に追い付かない既存の機器を無理に使い続けることは、性能面でデメリットになります。また、既存の機器を使用し続けることで故障のリスクも高まり、機器が古くなることで部品の生産が中止される可能性もあります。たとえ修理できたとしても修理費が高くなってしまい、結果的に新品の機器を導入する場合と比較して総コストが多くかかってしまう危険性もあります。性能面でもコスト面でもデメリットになるおそれがあり、性能が多い新品の複合機・コピー機への買い替えを検討する必要があります。
このように、現在使用している複合機・コピー機と新品の複合機・コピー機の性能を比較して考慮することも、複合機・コピー機の買い替えのタイミングを考えるポイントになります。
保守契約の内容を考える
複合機・コピー機の買い替えでは、保守契約の内容を考えることも重要です。
保守契約にはカウンター方式やトナーキット方式などがありますが、一般的な保守契約はカウンター方式となり、基本料金にプラスして印刷した枚数ごとにカウンター料金がかかり、これが保守費用なります。このようなカウンター方式は、複合機・コピー機を使用しなくても基本料金として毎月固定費が発生します。このことと比較すると、トナーキット方式はトナー料が高めになりますが、専用のトナーキットを使用する間は修理費が無料になり、基本料金がかからないというメリットがあります。保守契約の内容を、基本料金がかかるカウンター方式から基本料金がかからないトナーキット方式へ変更することで低コストになる場合があります。
このように、保守契約を変更することでコスト削減につながることがありますが、保守契約の変更は複合機・コピー機の買い替えに関係します。複合機・コピー機の保守契約は、一般的にいつでも解約ができますが、後から他の業者と他の保守契約を結ぶことは難しくなります。購入時のみに保守契約への加入ができる場合が多いので、別の保守契約へ変更する場合は、新たな機器に買い替える際に変更することになります。
このようなことから、保守契約の内容を比較して考慮したうえ、複合機・コピー機の買い替えのタイミングを考えることも重要です。
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